Pflegenavi in der Praxis - ein Gespräch mit der Hausleitung CARITAS

Diesmal sind wir im Caritas Pflegewohnhaus Schönbrunn in Wien zu Gast, wo wir mit Hausleiterin Isabella Gruber gesprochen haben. Sie berichtet uns von den „Wehwehchen“ des alten Systems zur Depotgeldverwaltung und wie sie den Umstieg auf Pflegenavi empfunden hat.

Isabella, magst du dich kurz vorstellen und erzählen, wo du arbeitest und was deine Aufgaben sind?

Sehr gerne. Mein Name ist Isabella Gruber, ich bin die Hausleitung im Pflegewohnhaus Schönbrunn. Aktuell betreuen wir rund 70 Bewohnerinnen und Bewohner und erweitern unsere Kapazität gerade auf 85 Pflegeplätze. Als Hausleitung bin ich gemeinsam mit unseren Pflegedienstleiter für die organisatorische und fachliche Führung des Hauses zuständig und wir begleiten gemeinsam mit unserem Team den gesamten Pflege – und Verwaltungsalltag. Ein wesentlicher Teil dabei ist natürlich die Verwaltung der Depotgelder unserer Bewohner:innen – ein Bereich, der früher sehr zeitaufwendig war. Ich war von Beginn an in die Umstellung vom alten System auf Pflegenavi eingebunden und kann heute sagen: Die Einführung hat uns die Arbeit enorm erleichtert. Ich bin wirklich dankbar, dass wir nun schon seit einiger Zeit mit diesem innovativen System arbeiten dürfen.

Von Bargeld und Papierbergen zu digitaler Übersicht

Wie habt ihr die Depotgeldverwaltung früher organisiert – also bevor ihr Pflegenavi verwendet habt?

Früher haben wir mit einem sehr alten Depotverwaltungsprogramm gearbeitet, das irgendwann mit dem Betriebssystem gar nicht mehr kompatibel war. Es war ein einfaches Kontoprogramm, in dem man nur Buchungen dokumentieren konnte – Belege hochladen oder digital ablegen war nicht möglich. Die Originalbelege wurden gesammelt und einmal im Monat per Post an die Angehörigen verschickt. Das war sehr aufwendig und riskant – Briefe gingen verloren und wir mussten mit Originalen arbeiten, was natürlich gefährlich war. Zusätzlich zu den Portokosten hatten auch die Mitarbeiter:innen einen enormen Verwaltungsaufwand. Und das Verschicken der Belege war ja nur ein Teil – die eigentlichen Ausgaben haben wir aus einem großen Sammelkonto vorgestreckt, das anschließend manuell nachgebucht werden musste.

Wie hat das mit dem Sammelkonto funktioniert und was war besonders mühsam daran?

Wir hatten ein eigenes Bankkonto, auf das die Bewohner ihr Depotgeld einbezahlt haben bzw. das über SEPA-Einzüge befüllt wurde. Weil wir dieses Sammelkonto selbst verwaltet haben, mussten alle Buchungen manuell in der Buchhaltung erfasst werden. Wir hatten 70 Einziehungsaufträge – pro Bewohner:in mussten wir also zwei Buchungen anlegen, damit das Depot gefüllt wurde. Alleine dadurch hatten wir rund 140 zusätzliche Buchungen pro Monat – und das für eine Tätigkeit, die gar nicht direkt mit Pflege zu tun hat.

Wie lief die Abwicklung, wenn das Depot eines Bewohners fast leer war?

Wenn wir gesehen haben, dass das Depot zur Neige geht, haben wir manuell einen Einzieher z. B. über 100 Euro angelegt. Damit wir aber sofort Ausgaben tätigen konnten, mussten wir dieses Geld zunächst aus der Hauptkassa der Caritas vorstrecken und in die Depotkassa „umschlichten“. Der Beleg ging am Monatsende in die Buchhaltung – erst dann wurde erkannt, dass es sich um einen Einzieher handelt und erst danach erfolgte die tatsächliche Abbuchung vom Konto der Bewohnerin. Dadurch lagen oft Wochen zwischen Ausgabe und tatsächlichem Zahlungseingang. Das war weder für uns vorteilhaft noch für Angehörige nachvollziehbar.

Wo lag hier das größte Problem im Kontakt mit Angehörigen?

Durch diese Zeitverschiebung stimmten die Bewegungen im Depotkonto mit den echten Abbuchungen nie überein. Angehörige sahen eine Buchung, aber die tatsächliche Abbuchung vom Konto erfolgte erst viel später. Dadurch gab es immer wieder Fragen und Rechtfertigungsbedarf – und wir mussten sehr viel erklären und manuell zuweisen.

Was war, wenn ein Bewohner verstorben ist?

Das war besonders heikel. Wenn wir den Einzieher bei uns verbucht hatten und kurze Zeit später Leistungen für die Bewohnerin erbracht wurden, kam es oft vor, dass sie verstarb, bevor die eigentliche Abbuchung durchgeführt wurde. Das Konto war dann bereits gesperrt, und wir hatten eine offene Forderung. Wir mussten diese Fälle an die Verlassenschaft melden und hoffen, dass wir das Geld zurückbekommen. Zusätzlich kam es häufig vor, dass Einziehungsaufträge mangels Kontodeckung platzten, weil Angehörige gar nicht wussten, wann eingezogen wird – das hat zu vielen Spesen und Nachtelefonieren geführt. Es war sehr intransparent und aufwendig.

Mit Pflegenavi: Sicherheit, Transparenz und sofortige Nachvollziehbarkeit

Wie hat sich mit Pflegenavi die Situation verändert?

Seit wir 2023 auf Pflegenavi umgestellt haben, ist alles viel entspannter. Wir haben kaum noch Bargeld im Haus – früher lagen hohe Summen im Safe, das war ein Sicherheitsrisiko. Heute habe ich ein viel besseres Gefühl – auch im Hinblick auf die Verantwortung meiner Kolleginnen. Wir waren uns früher oft unsicher, ob wir gewisse Abläufe überhaupt rechtlich korrekt handhaben. Jetzt ist mit Pflegenavi alles transparent, nachvollziehbar und rechtssicher. Angehörige und Erwachsenenvertreter können tagesaktuell den Kontostand samt Belegen einsehen – früher hatten wir bis zu zwei Monate Verzögerung.

Wie wichtig ist dir diese Transparenz?

Sehr wichtig. Früher kamen Angehörige mit Fragen zu Ausgaben, die schon Monate zurücklagen, und wir mussten mühsam in Papierarchiven suchen – oft waren die Originale schon verschickt. Auch bei Dienstleistungen wie dem Friseurbesuch war es schwer zu beweisen, dass die Leistung erbracht wurde. Jetzt kann ich sagen: Alles ist digital archiviert, gesetzeskonform gespeichert und per Klick abrufbar. Das schafft Vertrauen und entlastet uns enorm.

Reaktionen von Team, Angehörigen und Dienstleistern

Wie reagiert dein Team auf Pflegenavi und die PIANQA Bezahlkarte?

Unsere Mitarbeiter:innen sind sehr froh, dass sie beim Einkaufen kein Bargeld mehr mitführen müssen. Früher musste man ständig Geld holen, Belege sortieren und zuordnen – jetzt läuft alles automatisch über die PIANQA-Bezahlkarte. Wobei, ganz ohne Bargeld geht es ja auch nicht und da ist es gut zu wissen, dass mit der PIANQA Bezahlkarte auch Bargeldabhebungen erlaubt sind und Pflegenavi generell mit Bargeld Transaktionen umgehen kann.

Und wie reagieren Angehörige, Erwachsenenvertreter und Dienstleister?

Die Rückmeldungen sind durchwegs positiv. Auch die kleinen Gebühren werden akzeptiert, weil der Mehrwert klar erkennbar ist. Nach unserem Infoabend haben sich viele Angehörige sogar persönlich bedankt. Fast alle Erwachsenenvertreter:innen sind bereits umgestiegen und freuen sich, dass sie alles remote überwachen können. Auch die Dienstleister sind gerade in der Umstellung und sehen keine Hürden – im Gegenteil, sie begrüßen die Vereinfachung.

Einführung, Zusammenarbeit und tägliche Nutzung

Wie habt ihr die Umstellung erlebt?

Natürlich braucht jedes neue System eine kurze Eingewöhnung, aber die Freude über die Erleichterung war viel größer. Wir waren eines der ersten Caritas-Häuser, die mit Pflegenavi gestartet sind. Das Team von Pflegenavi, insbesondere Patrick und Markus, hat uns von Anfang an sehr intensiv begleitet – sogar beim Angehörigenabend waren sie dabei. Die Unterstützung war wirklich erstklassig und Anpassungswünsche wurden sofort umgesetzt.

Wie nutzt du Pflegenavi als Hausleitung heute?

Ich nutze das System fast täglich. Besonders das Reporting ist ein großer Vorteil: Ich sehe sofort, welche Depots kritisch werden, wie viel Bargeld im Haus ist und ob Belege fehlen. Auch die Kontrolle im Vier-Augen-Prinzip funktioniert jetzt mit wenigen Klicks. Früher musste man sich durch viele Masken klicken und Dokumente zusammensuchen – heute sind diese Informationen in Sekunden verfügbar. Das spart enorm Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Digitalisierung als Entlastung

Was bedeutet Digitalisierung für dich persönlich im Pflegekontext?

Für mich ist Digitalisierung eine große Chance. Systeme wie Pflegenavi helfen dabei, Zeit für das Wesentliche – nämlich die Pflege – zurückzugewinnen. Meine Zielsetzung ist, dass Kolleg:innen weniger im Büro mit Papierkram beschäftigt sind und mehr bei den Bewohnerinnen sein können. Mit Pflegenavi kann man die Ausgaben direkt per App erfassen – sogar unmittelbar bei der Übergabe der Dinge an die Bewohnerin. Das wird sehr geschätzt.

Ausblick & Empfehlung

Was würdest du Kolleg:innen raten, die noch mit Bargeld oder Sammelkonten arbeiten?

Ich sage ganz klar: Traut euch! Die Zeit der großen Bargeldbestände und Sammelkonten ist vorbei. Man muss bereit sein, sich von alten Strukturen zu lösen – auch wenn man sie jahrelang so gemacht hat. Pflegenavi ist seiner Zeit voraus und deckt viele rechtlich relevante Anforderungen ab, die wir früher gar nicht so bewusst wahrgenommen haben.

Und was wünschst du dir für die Zukunft bei Pflegenavi?

Derzeit bin ich sehr zufrieden mit dem System. Ich würde mir vielleicht noch wünschen, dass man zukünftig auch Banküberweisungen direkt über das System abwickeln kann. Aber ich bin sicher, dass diese Funktion noch kommen wird.

„Pflegenavi hat im Pflegewohnhaus Schönbrunn nicht nur die Depotgeldverwaltung digitalisiert, sondern vor allem Transparenz, Sicherheit und Vertrauen geschaffen. Pflegenavi ist für uns ein echter Gewinn – für die Verwaltung, für die Mitarbeiter:innen und vor allem für die Bewohner:innen.“ sagt Isabella Gruber abschließend.

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